Menschen mit Ideen gründen ein Startup und wagen den Schritt in die Selbstständigkeit. Ab einer gewissen Unternehmensgröße und mit den ersten Angestellten wird es schwieriger den Kopf für die eigene Passion frei zu behalten. Oftmals folgen Auflagen, Arbeitsplanungen, Zeiterfassungen und Co. Der Unternehmer avanciert dann zum Arbeitgeber mit diversen, teilweise zeitintensiven, Pflichten. Im Zeitalter der Digitalisierung können Unternehmer jedoch auf nützliche Tools zurückgreifen, die Arbeit abnehmen und den Fokus wieder vermehrt auf das Tagesgeschäft zulassen.


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Mit edtime und edpep wollen wir in diesem Beitrag zwei nützliche Tools für die Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung vorstellen.


edtime: Digitale Zeiterfassung aus der Cloud

Arbeitgeber müssen unter anderem der Pflicht der lückenlosen und transparenten Zeiterfassung nachkommen. Das ergibt sich aus dem Mindestlohngesetzes (MiLoG), das am 1. Januar 2015 verabschiedet wurde. Hiernach werden Unternehmer verpflichtet die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter lückenlos und nachvollziehbar zu erfassen und zu dokumentieren. Das soll ein Unterwandern des Mindestlohns durch höhere Stundenzahlen vorbeugen.

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Flexibilität

Die Zeiterfassung findet vermehrt auf digitaler Ebene statt. Stundenzettel sind dabei ein Relikt vergangener Zeiten. Software zur digitalen Zeiterfassung ist in einem großzügigen Umfang verfügbar. Allerdings erfüllen nur wenige Tools auch die Ansprüche an die oftmals gewünschte  Flexibilität. Vor allem bei flexiblen Arbeitszeit-Modellen oder wechselnden Einsatzorten, ist die manuelle Zeiterfassung zeitraubend. Falsch ausgefüllte oder zu spät abgegebene Stundenzettel gibt es meist dann noch oben drauf. Mit edtime liefert eurodata ein Tool, das die digitale Zeiterfassung in der Cloud ermöglicht. Wie auch bei dem bereits vorgestellten edlohn, können Unternehmer und Selbstständige somit ihren Workflow wieder deutlich verbessern.

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Manipulationssichere Zeiterfassung

Das Online-Zeiterfassungssystem edtime bietet Unternehmern ein Cockpit und den Angestellten eine digitale Stempeluhr. So können die Mitarbeiter ihre Zeiten selbst per Smartphone oder Tablet erfassen und eintragen. Als manipulationssichere Zeitbasis fungiert das GPS-Signal der Mobilfunkgeräte. Zudem können die Zeiten aber auch standortübergreifend über den Browser manuell eingetragen werden. Mit nur wenigen Klicks lassen sich somit die Arbeitszeiten der Mitarbeiter, die Pausen und auch die Abwesenheiten erfassen. Die Dokumentation erfolgt praktischerweise so, dass die im MiLoG-Format gespeicherten Daten mittels Knopfdruck erstellt und entsprechend ausgedruckt werden können. So lassen sich jederzeit dem Zollbeamten die gewünschten Dokumente in die Hand drücken. Dank integrierter edlohn-Schnittstelle, können auch gleich die Daten für die Lohnabrechnung der einzelnen Mitarbeiter geliefert und verarbeitet werden. Am Ende entsteht eine digitale Personalakte, die alle wichtigen Daten enthält und bei Bedarf ohne großen Zeitverlust abrufbar macht. Eurodatas edtime ermöglicht also transparente Übersichten und Auswertungen sowie eine nützliche Kalenderfunktion. Eines der Hauptfeatures ist allerdings die zuverlässige Archivierungsoption in der eurodata-Cloud. Dabei haben die Nutzer zu jeder Zeit die Möglichkeit auf ihre Daten zugreifen zu können. Die Speicherung der Daten findet im ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren mit Standort Deutschland statt. Da es sich um sensible Daten handelt, wird großer Wert auf die Einhaltung höchster Sicherheits- und Datenschutzstandards gelegt.

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Preise

Edtime kann monatlich gebucht werden. Die Kosten sind abhängig von der Mitarbeiteranzahl. Für die Arbeitszeiterfassung wird lediglich eine feste Pauschale pro Mitarbeiter fällig. Das Basispaket beginnt bei 9,90 Euro für 10 Mitarbeiter. Jeder weitere Mitarbeiter kostet 1 Euro mehr. Automatische Software-Updates und auch der Support sind kostenlos. Da der Vertrag monatlich kündbar ist, können Unternehmen hier ebenfalls sehr flexibel sein. Um sich zunächst ein Bild von der edtime-Lösung machen zu können, bietet eurodata auch einen 30-Tage-Testzugang an.

edtime im Video vorgestellt

edpep für optimierte Schichtpläne

Die Personaleinsatzplanung ist eine weitere Hürde, die ab einer gewissen Komplexität durchaus Zeitressourcen verschlingen kann. Mit edpep lassen sich Ressourcen, Personal und Arbeitszeit effizient planen und auswerten. Es handelt sich hierbei um ein modernes Personaleinsatzplanungssystem, das sich ebenfalls auf allen Geräten nutzen lässt. Unternehmer können Schichtpläne erstellen und per Drag and Drop verschieben.

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edpep ist mit edtime verknüpft

Auch können Aufgaben und Arbeitsdokumente digital verteilt werden. Edpep zeigt bildhaft und sehr übersichtlich, wer welchen Job übernehmen soll. Doppelbelegungen und Missverständnisse bei der Einsatzplanung sollen damit vorgebeugt werden. Auch bei der Absprache zur Urlaubsplanung hilft edpep. Zuletzt bietet edpep ebenfalls eine Verknüpfung mit edtime, so dass eurodata hier eine stimmige Komplettlösung für Selbstständige und Unternehmer bietet.

Preise

Edpep kostet 2,50 Euro pro Mitarbeiter im Monat. Das Basispaket umfasst 10 Mitarbeiter und ist für 24,90 Euro verfügbar.

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